iInnoAkademie

Microsoft-365-Potenzial

Die Lizenz ist bezahlt.Wird sie auch genutzt?

Teams läuft, aber nur für Videoanrufe. OneDrive bleibt unberührt, SharePoint ist ein Fremdwort, Copilot wird kaum angefasst. Bezahlt wird trotzdem alles.

Drei Angaben zeigen Ihnen, was diese Lücke Ihr Unternehmen im Jahr kostet.

ca. 80 %
der M365-Funktionen bleiben im Alltag liegen
15 Min.
pro Woche genügen, um das zu ändern
Personen
€
5 Std.
Nutzen Sie Copilot schon?

Ungenutzt pro Jahr

88.572 €

Pro Person und Tag29 Min.
Stunden pro Jahr im Team5.368
Entspricht Vollzeitstellen1,5
Pro Person und Monat148 €

Nach Abzug von 50 % für Zeit, die im Alltag versickert.

01

Woher die Zahl kommt

Nicht aus fehlender Software. Aus fehlender Übung. Zwischen im Einsatz haben und wirklich nutzen liegt bei Microsoft 365 eine Lücke, die niemand auf der Rechnung sieht — aber jeder im Kalender.

Dieselbe Mail, neu getippt

Standardanfragen werden jedes Mal von Hand beantwortet, statt aus einer Vorlage.

Protokoll nach dem Meeting

Jemand schreibt mit, tippt ab und verschickt — während Copilot es nebenbei könnte.

Die Suche nach der Datei

Welche Version gilt? Drei Anhänge, zwei Laufwerke, ein Rückruf beim Kollegen.

Zahlen von Hand gerechnet

Die Monatsauswertung entsteht neu, statt sich per Klick zu aktualisieren.

02

Was sich dagegen tun lässt

Drei Beispiele, durchgerechnet. Keine Theorie — das sind Handgriffe, die in einer Viertelstunde erklärt und am selben Tag eingerichtet sind.

Beispiel 1 · Outlook

E-Mail-Chaos beenden

Vorher
Vertriebsmitarbeitende beantworten täglich gleichartige Kundenanfragen von Hand – im Schnitt 25 Minuten am Tag für Routine-Korrespondenz.
Der Handgriff
Vorlagen für die fünf häufigsten Anfragen einrichten, Regeln für Kategorisierung und Weiterleitung aktivieren.

Rund 20 Minuten weniger pro Tag und Person, Reaktionszeit sinkt um 40 Prozent.

Beispiel 2 · Teams & Copilot

Protokolle schreiben sich selbst

Vorher
Vier Meetings pro Woche à 60 Minuten, dazu je 20 Minuten Nachbereitung und Protokoll.
Der Handgriff
Copilot fasst Kernpunkte, Entscheidungen und Aufgaben automatisch zusammen. Meetings werden durch klare Struktur kürzer.

Protokollzeit von 20 auf 5 Minuten, Meetings 10 Minuten kürzer, verbindlichere Aufgaben.

Beispiel 3 · To Do & Planner

Aufgaben wirklich im Griff

Vorher
Aufgaben verteilen sich über E-Mail und Zettel, dazu ein wöchentliches Status-Meeting von 45 Minuten und etwa eine Stunde Nacharbeit je Person.
Der Handgriff
Planner-Board als zentrales Kanban, Aufgaben direkt aus dem Teams-Chat erstellen.

Status-Meeting von 45 auf 15 Minuten, 70 Prozent weniger Nacharbeit durch Vergessenes.

03

15 Minuten pro Woche

Kein Seminartag, keine Reise, kein Ausfall. Ein fester Termin in der Woche, ein Thema, drei Handgriffe zum Mitmachen — direkt am eigenen Arbeitsplatz.

01

Live-Sprint

15 Minuten

Ein Thema, drei Anwendungsfälle, live in Teams. Mitmachen statt zuhören.

02

Vertiefung

wann es passt

Dieselben Themen als Lernmodule im Campus — für alle, die tiefer wollen oder den Termin verpasst haben.

03

Fragerunde

jeden Monat

Offene Q&A-Session zu allem, was im Alltag hängen geblieben ist.

04

Die Themen

Elf Sessions, die den Alltag abdecken — von der E-Mail-Flut bis zur KI-Assistenz. Jede Woche eine neue, dazu monatlich eine Fragerunde.

  1. 01

    Das 365 Universum

    Kick-off: dein Werkzeugkasten im Überblick

  2. 02

    Microsoft Teams

    Mehr als nur Meetings

  3. 03

    OneDrive

    Dateien clever speichern und teilen

  4. 04

    Outlook

    E-Mail-Chaos endlich beenden

  5. 05

    SharePoint

    Das digitale Unternehmensintranet

  6. 06

    To Do & Planner

    Aufgaben wirklich im Griff

  7. 07

    Copilot in Teams

    KI in der Zusammenarbeit

  8. 08

    Copilot in Outlook

    KI im E-Mail-Alltag

  9. 09

    Microsoft Forms

    Feedback in Minuten

  10. 10

    Power Automate

    Automatisieren ohne eine Zeile Code

  11. 11

    OneNote

    Wissen strukturiert festhalten

  12. +

    Fragerunde

    Jeden Monat offen für alles, was hängen blieb

05

Ihre Auswertung

Sie haben oben die Größenordnung gesehen. Die Auswertung zeigt, wo genau die Zeit liegt — und was Sie zuerst anfassen sollten.

  • Aufschlüsselung je Anwendung

    Wie viele Stunden pro Jahr in Outlook, Teams, Excel und der Ablage stecken.

  • Ihre drei größten Hebel

    Mit den konkreten Handgriffen, die dort als Erstes wirken.

  • Zum Weitergeben

    Als Mail, die Sie unverändert an die Geschäftsführung schicken können.

Ihre Angaben nutzen wir für die Auswertung und für Rückfragen dazu. Kein Newsletter, keine Weitergabe an Dritte.

Ihr Ergebnis88.572 €

Reden wir über Ihre Zahl.

Ein kurzes Gespräch, in dem wir Ihr Ergebnis durchgehen und sagen, wo wir bei einem Betrieb Ihrer Größe zuerst ansetzen würden. Ohne Verkaufsrunde.

Gespräch anfragen
Annahmen, Berechnung und Quellen
  • Vollkosten je Stunde = Bruttomonatsgehalt × 12 × 1,21 (Arbeitgeberanteil) ÷ produktive Jahresstunden.
  • Produktive Jahresstunden = 40 Wochenstunden × 44 Wochen, also nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit.
  • Die tägliche Zeit in M365 wird typisch auf die Anwendungen verteilt: Outlook am stärksten, PowerPoint am wenigsten.
  • Wir rechnen durchgängig mit Grundkenntnissen: 6 % der Zeit in der jeweiligen Anwendung lassen sich durch bessere Nutzung freisetzen. Das ist der Normalfall — und die vorsichtigere Annahme.
  • KI-Assistenz zusätzlich 4 / 2,5 / 1,2 % der M365-Zeit, je nach Copilot-Einsatz. Berechnet auf der Zeit, die nach den übrigen Hebeln übrig bleibt, damit dieselbe Stunde nicht doppelt gespart wird. Setzt passende Lizenzen voraus.
  • Nur die Hälfte der gewonnenen Zeit wird als Geld gerechnet. Forrester weist in der Untersuchung zu Microsoft 365 Copilot (Januar 2025) aus, dass Beschäftigte rund 50 % der eingesparten Zeit wieder in produktive Arbeit stecken — der Rest versickert im Alltag. Diesen Abschlag machen wir mit, statt mit der Bruttozeit zu rechnen.
  • Einordnung: Dieselbe Forrester-Untersuchung nennt 9 Stunden pro Nutzer und Monat (rund 25 Minuten je Arbeitstag) allein für Copilot; Microsofts eigene Erhebung unter frühen Nutzern kommt auf 14 Minuten pro Tag. Der Office Report 2020 von Nielsen und Empower beziffert die Zeit in Office-Anwendungen auf rund 23 Stunden pro Woche, davon etwa 30 % für Formatieren und Suchen.
  • Alle Berechnungen sind Schätzungen ohne Gewähr und ersetzen keine Analyse im Haus.